Corona en evenementen organiseren

De wereldwijde uitbraak van het coronavirus COVID-19 heeft een grote impact op de samenleving. Ook in onze gemeente. Eén van de maatregelen was een landelijk verbod op evenementen tot 1 september 2020. Woensdag 24 juni kondigde het Kabinet aan dat het vanaf 1 juli 2020 onder bepaalde voorwaarden weer toegestaan is om evenementen te organiseren. Deze voorwaarden wijken af van de normaal geldende voorwaarden! Lees daarom voordat u een aanvraag indient eerst deze voorwaarden.

Geldende voorwaarden kort samengevat;

1) ) indieningstermijnen veranderen niet

2) alle aangekondigde activiteiten / evenementen kunnen een aanvraag indienen / melding doen

3) Geen nieuwe activiteiten / evenementen (i.v.m. inzet hulpdiensten).

4) alleen met “Coronaplan” EN / OF Veiligheidsplan

De uitleg van de hoofdlijnen treft u hieronder aan:

Vergunning aanvragen / melding doen

Het aanvragen van een vergunning of het melden van een activiteit veranderd niet. De aanvraagtermijn blijft ook hetzelfde. Voor meldingsplichtige evenementen geldt een aanvraagtermijn van 4 weken, voor reguliere evenementen 8 weken en voor grootschalige evenementen is dit 13 weken. Er is één stap toegevoegd: namelijk de COVID-19 risicoscan. Het landelijk netwerk evenementencoördinatoren van de veiligheidsregio’s heeft een kader opgesteld voor het mogelijk maken van evenementen binnen de 1,5 meter samenleving. Naast de huidige risicoscan die gebruikt wordt om te bepalen welke risicoclassificatie een evenement krijgt, wordt vanaf nu ook de COVID-19 risicoscan toegepast. Deze scan geeft inzicht in de eventuele bij het evenement aanwezige COVID-19 risicofactoren. De scan is niet bedoeld om evenementen op voorhand te verbieden, maar om te beoordelen of onderzoek op COVID-19 risicofactoren noodzakelijk is. De gemeente stemt de uitkomsten vervolgens af met de hulpdiensten.

Bestaande aanvragen

De versoepeling van de maatregelen maakt het mogelijk om vanaf 1 juli een evenementenvergunning aan te vragen voor alle reeds geplande activiteiten / evenementen. Dat wil zeggen dat alle activiteiten / evenementen die al op de evenementenkalender stonden en vooraf aangemeld waren, een vergunning kunnen aanvragen / een melding kunnen doen.

Nieuwe aanvragen

Voor evenementen die niet op de evenementenkalender staan, maar waarbij de inzet van de hulpdiensten nodig is, is het niet mogelijk een vergunning aan te vragen. Dit omdat er dan een capaciteitstekort ontstaat bij de hulpdiensten. Als u niet zeker weet of inzet nodig is van hulpdiensten, vragen wij u met ons contact op te nemen. Dit kan namelijk per activiteit verschillen. 

Verplaatsen activiteit / evenement

Wanneer u een activiteit / evenement wilt verplaatsen naar een dag waarop al één of meerdere evenementen plaatsvinden in de gemeente, wordt getoetst of gelijktijdigheid van de activiteiten / evenementen geen extra risico met zich mee brengt. Het evenement wat al aangemeld was, heeft voorrang. Het verplaatsen van evenementen waarbij de inzet van hulpdiensten nodig is, is niet mogelijk voor het jaar 2020.

Het veiligheidsplan en het “Coronaplan”

Alleen voor risicovolle evenementen vragen wij de organisator een veiligheidsplan te maken. Met het opstellen van een veiligheidsplan wordt inzichtelijk gemaakt welke risico’s een evenement met zich meebrengt en welke maatregelen daarop genomen worden door de organisator. Alle organisatoren van activiteiten en evenementen zijn verplicht een “Coronaplan” in te dienen. Gelet op de coronacrisis vragen wij nu alle organisatoren van activiteiten en evenementen aan te tonen hoe ervoor gezorgd wordt dat de RIVM-regels en -richtlijnen worden gehandhaafd. Dit kan door het toevoegen van een extra hoofdstuk aan het veiligheidsplan, of met behulp van een losstaand document. Omdat ook voor ons de coronacrisis nieuw is, is hier nog geen format voor. Als nodig, kunnen wij de organisatoren ondersteunen bij dit plan. Een (concept) handleiding treft u hieronder aan.

pdf Handleiding coronaplan voor evenementen (PDF, 162.47 KB)

Algemene regels

Het rijk heeft verschillende regels opgesteld waar aan voldaan moet worden, als men activiteiten organiseert. Deze regels gelden naast de algemene hygiëneregels van het RIVM, waarmee de verspreiding van COVID-19 wordt tegengegaan. Hierbij is een onderscheid gemaakt tussen activiteiten binnen en activiteiten buiten. Onderstaand leest u de algemene regels voor de binnen en buiten activiteiten.

Algemene regels voor activiteiten binnen

  • We houden 1,5 meter afstand van anderen.
  • Maximaal 100 personen per ruimte met vaste zitplaatsen (exclusief personeel).
  • Geen maximumaantal personen onder de volgende voorwaarden: vaste zitplaatsen, reservering en gezondheidscheck vooraf of indien er sprake is van een doorstroom van bezoekers.

Algemene regels voor activiteiten buiten

  • We houden 1,5 meter afstand van anderen.
  • Maximaal 250 personen (exclusief personeel).
  • In de horeca wordt altijd gewerkt met een vaste zitplaats.

Er geldt geen maximumaantal personen onder de volgende voorwaarden: vaste zitplaatsen, een reservering en een gezondheidscheck vooraf of indien er sprake is van een doorstroom van bezoekers.

Voor meer informatie over het generiek kader van het RIVM kunt u gebruik maken van de onderstaande link;

https://www.rivm.nl/coronavirus-covid-19/adviezen-werk-vrije-tijd/generi...

Wij kijken graag met u mee, hoe we met elkaar kunnen zorgen dat bij het evenement aan deze algemene regels wordt voldaan.

Vragen

Als u vragen heeft over het organiseren van een evenement tijdens de coronacrisis, kunt u contact opnemen met het team Vergunningen van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk. U kunt uw vraag ook e-mailen naar info@bodegraven-reeuwijk.nl.